De belastingdienst heeft strenge regels omtrent het gebruik van bedrijfswagens. Je mag bijvoorbeeld niet meer dan 500 privékilometers rijden. Het is daarom strikt noodzakelijk om correcte gegevens bij te houden van alle gereden ritten. Dat werd vroeger meestal op papier gedaan en zorgde regelmatig voor gedoe met de belastingdienst en vaak ook boetes van meerdere duizenden euro’s. Als je wilt voorkomen dat je dergelijke problemen krijgt dan kun je tegenwoordig een professioneel systeem voor kilometerregistratie laten installeren. Zo weet je zeker dat alles correct wordt bijgehouden en direct naar de belastingdienst kan worden gestuurd.
Ga voor een registratiesysteem dat 100% fiscaal sluitend is
Er zijn een heleboel systemen voor kilometer- en rittenregistratie op de markt. Het is misschien aantrekkelijk om te kiezen voor een gratis systeem, maar daarmee schiet je jezelf in de voet. Deze systemen verzamelen namelijk meestal gegevens die niet erg precies zijn. Daarnaast worden de data die deze systemen verzamelen niet geaccepteerd door officiële instanties zoals de belastingdienst. Er zijn ook aanbieders die een keurmerk hebben dat aangeeft dat hun data 100% fiscaal sluitend is. Hun systemen moet je kopen maar je bespaart jezelf veel tijd en geld. Je hoeft namelijk geen data meer te ordenen, organiseren of nakijken. Alles wordt vanzelf correct bijgehouden en weergegeven op een manier die acceptabel is.
Dubbele zekerheid door gebruik van GPS en GLONASS
De meeste mensen zijn enkel bekend met GPS – het Amerikaanse satellietsysteem dat het meeste gebruikt wordt. Door slechts één systeem te gebruiken ontstaan er altijd kleine gaten in de data waardoor je gegevens soms nogal afwijken van de werkelijkheid. De beste aanbieders van rittenregistratie en kilometerregistratie maken gebruik van GPS en GLONASS. GLONASS is de Russische tegenhanger van het Amerikaanse satellietsysteem. Door de data van de twee systemen te integreren zorgen zij voor optimale precisie.
Verzeker dat je gegevens privé blijven
Een andere factor waar je op moet letten wanneer je een systeem uitkiest voor kilometerregistratie of rittenregistratie is de privacyregeling. Professionele systemen hebben allerlei verschillende opties om dit zo professioneel mogelijk te regelen. Zo kun je als bedrijfsleider zelf bepalen wie welke data te zien krijgt. Een ploegmanager kan zo bijvoorbeeld zien hoeveel kilometers de werknemers uit zijn team hebben gereden. Zo kan hij of zij nakijken of er geen misbruik wordt gemaakt van de voertuigen zonder precies te weten waar iedereen op welke tijd was. Op deze manier weet je zeker dat de gevoelige data van al je werknemers goed beschermd wordt.
Automatische kilometerregistratie via satellieten is de toekomst
Bedrijven die zijn overgestapt op systemen met automatische kilometerregistratie willen voor geen goud terug naar hun oude systeem. Zowel werknemers als werkgevers merken direct hoe veel makkelijker, zekerder en foutbestendiger professionele geautomatiseerde systemen zijn. Je bespaart jezelf en je werknemers een berg papierwerk. Daarnaast heb je de mogelijkheid om altijd een overzicht in te zien over de gereden kilometers van elk voertuig.